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《聰明簡潔的溝通》一本專業工作者都需要的內容打磨指南

最後修訂日期:2024 年 1 月 13 日

文章導覽

本文於 2023 年 9 月 17 日 第一版發佈

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如果你不是寫文學小說,《聰明簡潔的溝通:200 字寫重點,26 秒贏得注意力》是一本超級推薦的工具書,因為大部分人的日常就是不斷跟別人溝通!看完之後,我自己也陸續修改自己的文章,希望能讓看到的你更好。

重點得到

  • 內容的修改方法,讓讀者快速、清楚了解你想說什麼
  • 容易操作的架構
  • 試著用語音寫內容

關於本書|靠文字賺錢的媒體團隊,反而提倡精簡、再精簡

《聰明簡潔的溝通》由 Axios 共同創辦人吉姆、麥可和羅伊撰寫,Axios 是一家以精簡報導聞名的媒體平台,靠文字賺錢的團隊,選擇大幅減少用字,編輯室牆上甚至寫著『簡潔帶來自信,冗長讓人恐懼』

報導中用條列,重點強調的方式呈現

Axios 的寫作原則,讓他們營運幾年後,被許多企業組織詢問能否教授他們的編輯格式,因為大多數的公司,也被一堆文字淹沒,結果根本沒人記得住看過的東西。

這些現狀促使 Axios 整理自家的編輯套路,推出這本工具書。甚至還有打磨出一套智能工具 Axios HQ,幫助更多企業調整溝通內容,降低溝通成本。

這個準則不只文本適用,只要是關於"溝通"都可以套用,舉凡文件、郵件、會議報告、演講、簡報,甚至"圖片設計"都適合。

無效溝通的原因:沒有以讀者為中心

這個時代大家要讀的東西太多了!文件、信箱、通訊軟體、社群平台,讀者的專注力很有限,大多數人看這些內容都是用眼睛掃過去,發現有興趣的標題、重點字,才會停下來讀內容。

小補充

由知名使用者經驗研究與顧問公司 Nielsen Norman 團隊整理的文章《讀者會在網頁停多久》,可以看到幾個重點:

  • 讀者的停留時間大多是 10 ~ 20 秒
  • 10 秒內就得傳遞你的文章重點
  • 若能說服讀者 30 秒以上,那他很有可能會繼續留在網站裡看更多

資訊是為讀者服務的,如果沒辦法讓他停下來看,那無論你寫的再專業、再用心都沒有用。

寫作要以讀者為中心,你要打破幾個傳統魔咒:

  • 詞藻華美 ≠ 看起來會很專業、很有誠意
  • 內容的重點總是放在最後
  • 越長越厚,好像看起來更聰明

「我們把我們的不安全感藏在多餘的文字裡。」
— Lisa Rose.全球傳播公司龍頭 Edelman執行長

簡潔溝通的實際操作方法

無論你的第一版文案為何,這本書都建議你內容送出前多看幾次,把不重要的資訊刪掉,留下重點就好。看完這本書後,整理出作者群推薦的編輯架構(依序):

  1. 吸引-簡潔有煽動力的標題
  2. 開場白-吸引讀者看這篇的理由(最好是一句話)
  3. 精華-告訴讀者重點是什麼,沒時間的看這塊就夠了
  4. 深入-提供脈絡,讓留下來的讀者了解更多
  5. 條列-經常使用條列
  6. 重點-善用粗體、斜體強調
  7. 收尾-該停就停,別湊字數

我看的版本是電子書,每個章節中,這本書幾乎都依循這樣的架構撰寫,對掃讀時很友善讀起來非常快速!

在 Kobo 上的排版

整本書除了一直教你怎麼刪減內容,還有一個段落我很有共鳴:請把寫內容,想像成你在跟別人對話。

面對面通常不講廢話,文章也該如此

與別人實際見面時,為了留下好印象,或是害怕對方一臉不耐煩,講話時都會盡可能不說廢話,甚至摻一點幽默感,但為什麼改成用寫的,就會繞來繞去或是推砌詞藻呢?

你可以換一個方式製做內容,與其用打的,不如用說的,自言自語也可以,可能會更清楚、更有趣,而且更有人味。

現在有很多工具支援你這樣做內容,無論是語音輸入,或是雅婷逐字稿,都可以快速幫你把語音變成文字,後續編修即可。

精簡溝通,適用各種內容場景

書的第三段落,說明了多種常見的工作場景,分門別類告訴你該怎麼調整。摘出幾個我覺得很重要的地方:

  • Email-運用簡潔框架,強調資訊重點,不要通篇都是敘述文案
  • 會議-準時再準時,時間到了的寒暄會拉低會議的重要感
  • 演說-引言之後讓聽眾知道這場演講的重點
  • 簡報-1 次講 1 件事,3 秒內讓看的人看懂該投影片在講什麼
  • 視覺設計-去掉多餘元素
設計只留重點,不用花俏的手法

讀後感|我的學習以及調整方向

身為顧問或是內容製造者,我們的工作每天不是在跟客戶溝通,就是要想辦法幫客戶,跟他的潛在客戶溝通,而且對於職人品牌來說,清楚溝通又顯得更重要,因為讀者看都看不懂了,那不可能對這位專家產生信賴感。

不過這種精簡的編輯方式,說實話不知道是否適合華語的市場,畢竟長文字跟有那麼一回事深植許多讀者&作者的心中,因此實際執行時,兼併著兩者會更好一些。

我自己的操作

  • 標註重點,傳遞清楚文章訊息,至少讓讀者 10 秒內有東西帶走
  • 下方依舊長文為主,滿足"有那麼一回事"的刻板印象,SEO 也可能更好操作關鍵字
  • 多用條列
  • 回去調已發布內容,刪掉不必要的文字

結論|為讀者服務,更能達到你的目的

溝通是要說服對方去完成或認同你腦海中的目的,但大家總是急著講自己要說的,沒注意到對方吸收到多少,成為無效的開發、會議、信件、講座。提供者身心俱疲、接收者覺得浪費時間。

懂得幫接收者省時間、得到重點,我相信會是這個資訊爆炸時代的最終贏家!

謝謝你讀到最後,歡迎分享讓更多人知道😎

Janis

技能樹點很雜的品牌成長顧問,擅長使用策展思維,幫助職人專家經營個人品牌,創造網路事業。

因為也是過來人,希望能幫你精準投入預算,不要亂花錢。如果我的分享有幫到你,歡迎寫信跟我說:)

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